Um salto para a qualidade

SAP Brasil escolhe uma única empresa para planejar e realizar todas as fases de evento para mais de 8 mil pessoas e ganha em sinergia entre as áreas, qualidade geral e satisfação de clientes, parceiros e prospects

Realizar um evento para mais de 8 mil pessoas, entre clientes, prospects, parceiros de distribuição e formadores de opinião, é um daqueles desafios que costumam deixar histórias memoráveis – e, em alguns casos, pequenos traumas – mesmo nos profissionais de marketing mais experientes. As peças desse complexo quebra-cabeça costumam envolver desde a decisão sobre o conceito que deverá compor todo o evento até a medição do retorno efetivo que o encontro proporcionou à marca e às áreas de negócios da empresa. Na prática, isso significa definir – com exatidão e antecedência – perfil de público e conteúdo relevante a todos, infra-estrutura satisfatória, convites atrativos, modelos de comercialização eficientes e formas de encantar os participantes, entre uma centena de outros detalhes.
A SAP Brasil, maior fornecedora mundial de sistemas de gestão empresarial para grandes, médias e pequenas empresas, vem há mais de dez anos solucionando esses desafios e construindo aquele que é, certamente, um dos mais relevantes eventos para o mercado de tecnologia da informação e negócios do país – o SAP Fórum. Apesar do sucesso, na edição 2007 do fórum, realizada no Teatro Alfa e no Hotel Transamérica, em São Paulo, entre os dias 13 e 15 de março, a empresa se colocou uma meta ainda mais ousada: o objetivo era superar todos os índices de satisfação conquistados até então – sempre superiores a 80% de aprovação – e trazer para sua rede de parceiros, clientes e prospects um conteúdo e uma exposição de soluções que os ajudasse a enxergar novas oportunidades de negócios por meio da inovação.
Comandada pela diretora de marketing da SAP Brasil, Mônica Panelli, a equipe de eventos da empresa começou a trabalhar no projeto quase um ano antes de ele se concretizar. E o primeiro passo foi contratar uma empresa que conseguisse realizar com competência e criatividade todas as etapas que envolvem um projeto dessa magnitude. “Múltiplos pontos de contato, além de dificultar o gerenciamento, impedem a elaboração de um evento uniforme e coerente de ponta a ponta. Por isso, decidimos contratar uma única empresa para executar todo o SAP Fórum 2007”, conta Mônica.
A escolhida foi a TV1, agência especializada em comunicação e marketing integrados, que, além de estruturar a conceituação e planejar o fórum, atuou no desenvolvimento e operação de todas as etapas do processo. Parceira da SAP há três anos, a TV1 oferecia a vantagem de, além de permitir um projeto totalmente integrado, conhecer em profundidade os desafios de negócios da fornecedora de sistemas de gestão. Afinal, a agência é responsável, entre outras ações, pela elaboração da publicação empresarial SAP Perspectiva, dos videocases e das peças de marketing que exploram os recursos da web utilizados pela SAP.
No caso de eventos, a TV1 também organizou todas as edições do SAP Fórum desde 2004. Nunca antes, porém, o acordo entre as empresas previu que a TV1 ficaria responsável por todo o ciclo do evento. Isso representava, na realidade, planejar, captar recursos e inscrições, divulgar, executar, atingir públicos diversos, mensurar, mapear e analisar o resultado de todas as ações do evento. As principais novidades nas atribuições da TV1 estavam na preparação de todo o conteúdo – incluindo a contratação de palestrantes internacionais – e na comercialização de cotas de patrocínio entre os parceiros da SAP, que resultaram em mais de 40 cotas vendidas.
Vencida a etapa de planejamento, o primeiro grande desafio foi criar um tema próprio ao SAP Fórum Brasil, pois, até então, os nomes dos eventos anteriores reproduziam os motes utilizados pela matriz. Essa atitude da empresa busca refletir sua visão de que as companhias brasileiras precisam ousar e criar modelos próprios na busca por um futuro mais produtivo. Por isso, o tema eleito foi “Salto para o Futuro - O Desafio da Era dos Negócios”, que procurava conclamar todos os participantes a aproveitar as oportunidades contidas em momentos de mudança como o atual.
A partir daí, as duas empresas trabalharam no desdobramento do conceito em diversas ações criativas e peças de comunicação, que foram coordenadas com o conteúdo a ser apresentado, a grade de palestrantes e o alinhamento com os temas a serem apresentados com performances cênicas e visuais. Para divulgação, o mix de mídias foi dos mais amplos e incluiu seleção e contratação de mailings qualificados para ações de divulgação por e-mail, convites eletrônicos e impressos, anúncios em jornais e revistas, spots em rádio e, ainda, a preparação de adesivos especiais que foram utilizados em 50 táxis da cidade de São Paulo nos 15 dias que antecederam o evento.
Além de celebrar seu próprio perfil inovador, ao apostar em novas formas de planejar, organizar e divulgar o evento, a SAP teve, ao final dos três dias de encontro, razões de sobra para comemorar. Afinal, todos os índices de satisfação foram batidos. A edição 2007 do SAP Fórum teve recorde em participação de público, em número de parceiros expositores, em cotas de patrocínio e um maior índice de realização de negócios, prospecções e vendas. O difícil, agora, é surpreender ainda mais em 2008. Mas os trabalhos para isso já começaram.





1 – Desafio
As metas da SAP ao definir a parceria

• Criar o maior evento de tecnologia e negócios do Brasil
• Inovar, surpreender e encantar o público e o mercado num evento em sua 11ª edição
• Oferecer conteúdo relevante para gestão de negócios de modo a atrair o público-alvo e gerar negócios no próprio evento
• Mensurar e analisar o resultado de todas as ações do evento

2 – Estratégia
TV1 planeja e gerencia todas as fases do SAP Fórum

• Planejamento do orçamento geral
• Estabelecimento de cotas de patrocínio
• Captação de recursos
• Contratação de terceiros: fornecedores, palestrantes, atrações
• Gerenciamento financeiro, jurídico e contábil
• Coordenação geral do evento
• Prestação de contas
• Administração de equipe de campo e dos serviços do hotel
• Produção e desenvolvimento das ações planejadas e criadas
• Mensuração e análise dos resultados

3 – Execução
Ações realizadas para receber os convidados e congressistas

• Show visual e sonoro de alto impacto, com cenografia eletrônica, vídeos em computação gráfica 3D e performance do Grupo Acrobáticos Fratelli
• Âncora conceitual – o jornalista William Waack, além de apresentar o evento, interagiu com palestrantes e comentou as apresentações
• Intervenções cênicas, por meio de rápidas performances ao vivo, sempre sincronizadas com a videocenografia 3D
• Apresentação interativa - multitelas com imagens em vídeo e grafismos 3D com interação em tempo real

3 – Resultados
• O evento recebeu 8,2 mil pessoas; o congresso teve 4,5 mil participantes, que assistiram a mais de 180 palestras
• 96% dos participantes avaliaram o evento como ótimo ou bom e 100% deles querem voltar ao SAP Fórum em 2008

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Postado por Laíza Bulhões, estudante da Unifacs do curso de Comunicação e Marketing - 2º semestre.